Plan-Do? Stop ermee!

De transformatie in het sociaal domein, de effecten van digitalisering op gemeentelijke dienstverlening, de wettelijk vereiste veranderingen in het fysieke domein. Heerlijk al die veranderingen! Zo langzamerhand is er geen taakveld meer binnen gemeenten waar geen verandering plaatsvindt. Wat mij opvalt is dat deze veranderingen vooral binnen de wat grotere gemeenten nogal naast elkaar verlopen en weinig integraal worden opgepakt. Zou het helpen om als gehele organisatie al de veranderingen actiever op elkaar af te stemmen en moeten we dat dan plannen en organiseren of moeten we dat juist niet doen en de natuur zijn gang laten gaan?

Vroeger vond ik het wenselijk om eens in de acht jaar een volledige reorganisatie door te voeren en gedurende het jaar bij te stellen waar nodig – later is men dat organisch veranderen gaan noemen-. Tegenwoordig vraag ik mij af of het toch niet beter is om jaarlijks de peilstok in de organisatie te steken en goed af te vragen of we de organisatie nog op orde hebben voor de taken die we moeten doen en de ontwikkelingen die op gemeenten afkomen en of we er nog met de juiste mensen en de juiste energie mee aan de slag zijn. Dat lijkt me dan ook een fantastisch nieuwe rol voor de managers, HR- en organisatieadviseurs, iedereen die een HR rol heeft: focus niet louter op een team of afdeling, maar vooral op de bijdrage die iedereen levert aan de stad/ gemeente en de organisatie. Dan heb je niet zo veel aan het reactieve spel tussen manager en businesspartner, maar heb je meer actieve veranderaars nodig die met een gietertje overal langs lopen om water te geven waar dat nodig is.

In de tijd waarin we leven werken we in twee systemen: een bestaand systeem met regels, sturing en controle en een nieuw systeem met meer vertrouwen, flexibiliteit en verandering. Hoe geven we in die ‘ondertussenfase’ invulling aan die twee systemen? Het oude systeem is voor de controle en daarvoor maken we jaarlijks een financiële begroting. Het nieuwe systeem gaat uit van verandering en waarom maken we niet jaarlijks een nieuwe organisatieopzet (aandachtig het nieuwe systeem)? Kijk eens aandachtig naar de PDCA- cyclus (Plan – Do- Check- Act). Gemeenten zitten in deze tijd van het jaar in de fase van Plan naar Do en als het goed is komt daar nog Check en Act achteraan, (alhoewel het ook heel vaak ‘Plan-Do-Plan-Do’ is). In veel gemeentelijke praktijken zie ik dat dit PDCA het domein is van de controller.

Daarom vind ik het gedachtegoed van de cirkel rondom PDCA interessant: Inspireren, Mobiliseren, Waarderen en Reflecteren (IMWR). Zit daar nu niet juist de toegevoegde waarde van managers en veranderaars? Met de juiste aandacht op IMWR geef je ruimte aan de professionals en stuur je beter bij op beoogde resultaten. Zo na de verkiezingen worden mooie intenties uitgeschreven in collegeprogramma’s. Daarbij ligt weer voldoende inspiratie om rondom vraagstukken mensen te mobiliseren. Laten we in de ‘ondertussenfase’ zowel het bestaande systeem (PDCA) als het nieuwe systeem (IMWR) verbinden aan de ambitie van de gemeenten en van de organisatie. Planmatig Veranderen én Natuurlijk Ontwikkelen dus.

Vinden jullie ook dat het tijd is voor verandering? Ik lees graag hoe je daarover denkt. Dat kan hieronder.